Zaświadczenia skarbowe

 Zgodnie z przepisem § 1 pkt 4 rozporządzenia z dn. 13 listopada 2001 r. (zwanego dalej rozporządzeniem RM) zamawiający może żądać potwierdzenia przez ubiegającego się o zamówienie publiczne dostawcy (wykonawcy) spełnienia warunku z art. 19 ust. 1 pkt 3 ustawy o z.p. przez przedłożenie zaświadczenia właściwego urzędu skarbowego, że nie zalega z opłacaniem podatków i opłat lub zaświadczenia, że uzyskał on zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego. Przepis ten nic nie wspomina jednak o zaświadczeniu po­twierdzającym brak zaległości w podatkach oraz z tytułu bardzo licznych opłat lokalnych ściąganych przez gminy. Oznacza to, że w tym zakresie z woli normodawcy zamawiający nie może domagać się żadnych osobnych dokumentów. Za wystarczające udokumentowanie braku zaległości w ramach tego rodzaju płatności uznać więc trzeba samo oświadczenie zainteresowanego dostawcy (wykonawcy) przedłożone na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy o z.p. Do podatków i opłat ściąganych przez gminy należą w szczególności: podatek od nieruchomości (katastralny), podatek rolny lub leśny, opłata skarbowa, targowa, eksploatacyjna oraz szereg dalszych obciążeń publiczno-prawnych na rzecz budżetu gminy z wyłączeniem wszakże czynszów i innych należności nazywanych - niestety często - opłatami. Jakiekolwiek zaległości w płatnościach podatków i opłat publiczno-prawnych naruszają interesy publiczne oraz podważają zaufanie do niewiarygodnego podatnika, tak dalece, że musi być on wykluczony z ubiegania się o zamówienie publiczne, jeśli skądkolwiek wyjdzie na jaw (dowód) taka okoliczność. Nie można jednak restrykcji tej uważać za uciążliwą, gdyż nawet jeśli oferent popadnie w jakieś zaległości, może natychmiast uwolnić się od powyższych negatywnych konsekwencji przez proste uregulowanie płatności.
Zgodnie z dyspozycją art. 51 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. - ordynacja podatkowa[1] zaległością podatkową jest podatek (opłata) nie zapłacony w terminie płatności, jak również nie uiszczona na czas zaliczka bądź rata podatku, a także bezzasadnie wykazana i pobrana nadpłata bądź zwrot podatku. Od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę, które wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.
W przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy, na wniosek podatnika może umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe lub odsetki za zwłokę. Konieczna jest decyzja. Umorzenie zaległości podatkowych lub odsetek na zwłokę na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą następuje zgodnie z przepisami ustawy z dn. 30 czerwca 2000 r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców[2]. Organ podatkowy może umorzyć zaległości podatkowe z urzędu jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w egzekucji nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne albo kwota zaległości nie przekracza pięciokrotnej wartości kosztów upomnienia bądź podatnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku (art. 66 ordynacji podatkowej). Decyzja o umorzeniu zaległości powoduje wygaśnięcie zobowiązania podatkowego (por. art. 67 ordynacji) i całkowite ustanie stanu zaległości. Organ podatkowy, ze względu na ważny interes podatnika na jego wniosek może też na mocy decyzji odroczyć termin płatności podatku bądź rozłożyć na raty zapłatę podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę. Chodzi o decyzję wyznaczającą nowy termin (terminy) płatności, która przejściowo uchyla stan zaległości, ale zaległość taka znowu może wystąpić, jeśli bezskutecznie upłynął ten nowy termin (art. 48 ordynacji). W razie wydania powyższej decyzji zamiast odsetek za zwłokę w zapłacie zaległości nalicza się opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek. Wymagalność niektórych należności podatkowych zależy od uprzedniego wydania stosownej decyzji wymiarowej organu podatkowego (nie konkretyzują się ex lege). Wniesienie odwołania od takiej decyzji zasadniczo nie wstrzymuje jej wykonania. Łatwo więc popaść wtedy w zaległość podatkową. Organ podatkowy ze względu na szczególnie ważny interes strony może jednak na jej wniosek postanowić o wstrzymaniu wykonania decyzji w całości lub w części, choć posta­no­wienie to podlega w każdym czasie uchyleniu, zwłaszcza przez organ odwoławczy. Jeżeli odwołanie nie będzie rozpatrzone w terminie ustawowym, a decyzja nie zostanie jeszcze do tego czasu wykonana - jej wykonanie podlega wstrzymaniu z mocy prawa (por. art. 224-225 ordynacji podatkowej). Wszystkie przedstawione wyżej - w oparciu o przepisy ordynacji podatkowej - sytuacje rzutują bezpośrednio (korzystnie) na treść zaświadczeń skarbowych, o których mowa w przepisie § 1 ust. 1 pkt 4 komentowanego rozporządzenia RM. Natomiast procedurę wydawania tych zaświadczeń unormowano szczegółowo na mocy przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 4 maja 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - ordynacja podatkowa[3], z uwagi na potrzebę częściowego odstępstwa od tzw. tajemnicy skarbowej uregulowanej przepisami art. 293 i n. ordynacji podatkowej. Urzędy skarbowe wydają zaświadczenia o wysokości zaległości podatko­wych tylko na żądanie zainteresowanego podatnika bądź za zgodą podatnika na żądanie jego małżonka, wspólnika, kontrahenta w zakresie zawodowej działalności gospodarczej oraz instytucji kredytowo-pożyczkowych. Nie dotyczy to tzw. informacji podatkowych, do których dostęp mają upoważnione ustawowo organy państwowe (np. Prokuratura, NIK, UOP itd.). Wynika z tego, że zamawiający działający w toku postępowania o udzielenie zamówienia nie może zwrócić się bezpośrednio do urzędu skarbowego o tego rodzaju zaświadczenie, np. w trybie weryfikacji zakwestionowanego zaświadczenia przedstawionego uprzednio przez oferenta. Zamawiającemu pozostaje więc jedynie możliwość wyznaczenia oferentowi odpowiedniego terminu do uzupełnienia złożonego dokumentu, pod rygorem wykluczenia z ubiegania się o zamówienie publiczne (art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o z.p.). Właściwy do wydania zaświadczenia jest urząd skarbowy ze względu na miejsce zamieszkania (siedzibę) podatnika. W razie potrzeby zaświadczenie wydaje właściwy urząd w porozumieniu z innym organem podatkowym (gdy wynika to z zakresu informacji), np. z organem właściwym do wydania NIP. Jeżeli o za­świadczenie ubiega się inna osoba uprawniona, a nie sam podatnik, powinna ona przedłożyć urzędowi jego zgodę w formie pisemnej ze wskazaniem zakresu informacji jakiej można jej udzielić, gdyż w przeciwnym wypadku zakłada się, że podatnik wyraził zgodę na podanie w zaświadczeniu wyłącznie zaległości podatkowych. Zakres informacji może ponadto obejmować okresy, z których pochodzą zaległości i ich tytuły oraz wysokość zaległości, których płatność została rozłożona na raty, w tym kwotę zrealizowanych płatności i terminy płatności wymagalnych rat. W zaświadczeniu wykazuje się wysokość ujawnionych zaległości podatkowych na dzień jego wystawienia. Do zachowania tajemnicy skarbowej zobowiązani są nie tylko urzędnicy właściwego urzędu skarbowego, ale również i inne osoby, którym udostępniono informacje objęte taką tajemnicą, chyba że na ich ujawnienie zezwala przepis prawa, np. art. 25 ust. 2 ustawy o z.p. 

Zaświadczenia z ZUS

Kolejnym dokumentem przedkładanym przez ubiegającego się o zamówienie publiczne dostawcę (wykonawcę) jest zaświadczenie wystawiane przez właściwy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że zainteresowany nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo zaświadczenie, że uzyskał on zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności. Dotyczy to składek na własne ubezpieczenie dostawcy (wykonawcy), jak i innych osób, zwłaszcza zatrudnianych przez niego praco­wników, w odniesieniu do  których występuje w roli płatnika tych składek. Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne obejmują ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz wypadkowo-chorobowe (niezdolność do pracy). Zasady wymiaru, finansowania i uiszczania składek w ramach tych ubezpieczeń reguluje ustawa z dn. 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.[4] Należności z tych składek mogą być umorzone tylko w przypadku ich całkowitej nieściągalności, a zwłaszcza gdy dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku, nastąpiło wykreślenie dłużnika z rejestru, a brak podstaw do dochodzenia należności od osób trzecich, w trybie egzekucji ujawniła się całkowita nieściągalność itd. Umorzenie składek powoduje też umorzenie odsetek za zwłokę w ich płatności (art. 28). Natomiast ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie ZUS może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należności na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Odroczenie terminu płatności może dotyczyć jedynie należności finansowanej przez płatnika składek. Odroczenia terminu płatności oraz rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy. Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, lecz odpowiednio niższą opłatę prolongacyjną (art. 29). Obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne (w zakresie kosztów leczenia) unormowane jest na mocy ustawy z dn. 6 lutego o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym.[5] Płatnicy składek obowiązani są uiszczać je bez uprzedniego wezwania za każdy miesiąc kalendarzowy w trybie, na zasadach oraz w terminie przewidzianym dla składek na ubezpieczenie społeczne na rachunek ZUS, KRUS lub wyjątkowo bezpośrednio na rachunek Branżowej Kasy Chorych (art. 26). Do składek na ubezpieczenie zdrowotne w zakresie ich poboru, egzekucji, odsetek oraz stosowania ulg i umorzeń stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące składek na ubezpieczenie społeczne.

Zarówno w odniesieniu do ubezpieczeń społecznych jak i zdrowotnych brak jest przepisów rangi prawa powszechnie obowiązującego normujących szczegółowo procedurę wydawania zaświadczeń dotyczących ewentualnych zaległości z opła­caniem składek. 

Bilans oraz rachunek zysków i strat

Według przepisów art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o z.p. ubiegający się o zamówienie dostawca (wykonawca) powinien dysponować "niezbędnym po­tencjałem ekonomicznym" oraz "znajdować się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia". Obie te okoliczności gwarantują prawidłową realizację bez mała każdej doniosłej gospodarczo transakcji. Zwraca się więc na nie powszechną uwagę w obrocie gospodarczym, a w zamówieniach publicznych zamawiający ma obowiązek publiczno-prawny obie te okoliczności zawsze właściwie uwzględniać. Potencjał ekonomiczny, to całkowity zasób możliwości gospodarczych wyra­żających się majątkiem trwałym i obrotowym kontrahenta, rzutującym bezpośrednio na jego wiarygodność z punktu widzenia zdolności do podołania ekonomicznym ciężarom kontraktu (tzw. dobra kondycja kontrahenta). Natomiast sytuacja finansowa, to możliwości warunkujące dostęp do środków finansowych, po­zwalających ubiegającemu się o zawarcie kontraktu na sfinansowanie koniecznych dla należytego wykonania zobowiązania nakładów materialnych i niematerialnych.
Przepis § 1 ust. 1 pkt 5 komentowanego rozporządzenia RM wykazuje zamawiającemu dwa w zasadzie obligatoryjne (przy zamówieniach o równowartości przekraczającej 30 tys. EURO) instrumenty weryfikacyjne co do powyższych okoliczności, a mianowicie: bilans oraz rachunek zysków i strat. W przypadku zaś, gdy o zamówienie publiczne ubiega się dostawca (wykonawca) niezobowiązany do sporządzania bilansu, powinien on przedłożyć informację uproszczoną określającą obroty, zysk oraz zobowiązania i należności ogółem.
Bilans oraz rachunek zysków i strat (wyników) stanowią specjalną odmianę sprawozdania gospodarczo-finansowego, określonego co do metody i treści przepisami ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości[6] (por. art. 45 i n.). Sporządzane są regularnie na zakończenie roku bądź doraźnie w każdym czasie, w zależności od potrzeb, ale z uwagi na specyficzny przedmiot sporządzane są zawsze na określony dzień, np. na 31 grudnia 2001 r. Cecha ta powoduje, że sprawozdania powyższe, a zwłaszcza bilans, nie mogą obrazować gospodarczego wizerunku przedsiębiorcy w ujęciu dynamicznym (zmienne przez cały rok), lecz w ujęciu zamkniętym według stanu na określony dzień. Podkreślić wszakże trzeba, że rachunek wyników obejmuje zestawienie przychodów "narastająco" za dany okres, np. za cały rok. Ale łatwo może się okazać, że ujawniony w konkretnym bilansie stan był tylko przejściowy i uległ potem zmianom, zwłaszcza gdy był specjalnie pod tym kątem "przygotowany". Stąd zgodnie z powołanym przepisem § 1 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia RM zamawiający powinien żądać także wcześniejszych bilansów i rachunków wyników, lecz nie dalej niż z zakończenia "ostatnich trzech lat albo okresu prowadzenia działalności, jeżeli jest ona prowadzona przez okres krótszy niż 3 lata".
Analizując dane bilansowe za trzyletni okres działalności można rzetelnie zweryfikować wiele elementów rzutujących na ekonomikę wiarygodności dostawcy (wykonawcy), a zwłaszcza ustalić to czy jest ona stabilna. Tymczasem nie zawsze taka "historyczna" analiza jest konieczna i usprawiedliwiona charakterem i treścią zawieranej transakcji, co wynika zresztą wyraźnie z przepisów art. 22 ust. 2 pkt. 3-4 ustawy o z.p.
Pośród niektórych zamawiających panuje przekonanie, że wymóg ten jest częściowo biurokratyczny. Wydaje się, że powinność przedkładania wcześniejszych bilansów i rachunków zysków i start, aniżeli z zakończenia ubiegłego roku mogłaby być ujęta w rozporządzeniu warunkowo, o ile dane te "są niezbędne" do prze­pro­wadzenia postępowania. Wymaga to jednak gruntownego rozważenia celowości odpowiedniej poprawki do komentowanego rozporządzenia RM.
Bilans jest dokumentem zawierającym zestawienie na określony moment - w ujęciu wartościowym - stanu środków gospodarczych (majątku) przedsiębiorstwa oraz źródeł ich sfinansowania, z uwzględnieniem wyniku finansowego (zysku i straty)[7]. Po stronie aktywów wskazuje się poszczególne rodzaje składników majątkowych stanowiących własność przedsiębiorcy, po stronie pasywów zaś podaje się źródła finansowego pokrycia aktywów. Obustronne sumy globalne zestawienia powinny być jednakowe. Aktywa to kontrolowane przez przedsiębiorcę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości uzyskane w przeszłości, które zgodnie z oczekiwaniami spowodują powstanie określonych korzyści ekonomicznych. Należą do nich tzw. aktywa trwałe obejmujące wartości niematerialne i prawne (np. wartość firmy i koszty zakończonych prac rozwojowych), rzeczowe aktywa trwałe (zwłaszcza grunty, budynki i urządzenia techniczne i maszyny), należności długoterminowe oraz inwestycje długoterminowe, w tym długoterminowe aktywa finansowe (udziały, akcje i inne papiery wartościowe), jak również aktywa obrotowe obejmujące zapasy materiałowe i towarowe z zaliczkami na poczet dostaw i usług, należności z tytułu dostaw, usług i inne należności, inwestycje krótkoterminowe oraz środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym. Natomiast po stronie źródeł finansowania (pasywów) występuje kapitał pod­stawowy, fundusz zapasowy tworzony zwłaszcza ze sprzedaży akcji (udziałów) powyżej ich wartości nominalnej, fundusz rezerwowy z aktualizacji wyceny, zysk lub strata (wielkość dodatnia lub ujemna), rezerwy, zobowiązania długoterminowe (kredyty, pożyczki, obligacje i inne), oraz zobowiązania krótkoterminowe, w tym kredyty, pożyczki i otrzymane zaliczki, zobowiązania wekslowe, zobowiązania z tytułu dostaw i usług, podatków, ceł itd. Analiza danych bilansowych przez zamawiającego spełnić może dwie funkcje.
Po pierwsze, umożliwia ona ustalenie poziomu wypełnienia przez dostawcę (wykonawcę) wymaganego z góry warunku z zakresu "potencjału ekonomicznego" i "sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia". Zamawiający musi więc zawczasu wyraźnie określić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (lub w zaproszeniu), które dokładnie wielkości będą badane, jako objęte konkretnym warunkiem. Często jednak zdarza się zupełna dowolność, nawet i tego rodzaju, że dopiero po całkowitym zapoznaniu się z bilansem pieczołowicie przedłożonym przez oferentów, zamawiający decyduje się ad hoc w zależności od upodobania, które konkretnie wielkości będzie oceniał. Nierzadko więc dochodzi do protestów i odwołań bezzasadnie wykluczonych oferentów, którzy mając niezłe wyniki posiadali - zdaniem zamawiającego - np. zbyt mały kapitał podstawowy.
Możli­wych warunków jest tu wiele. Ale zawsze muszą być one sensowne i "niezbędne" z punktu widzenia interesów publicznych dotyczących zamawianego przedmiotu. Można je też zastrzegać w formie stosowanych w obrocie wskaźników. Do ważniejszych zaliczyć trzeba wskaźniki struktury finansowania, a zwłaszcza wskaźnik uzależnienia od środków obcych (tzw. dźwignia 2), wskaźnik udziału kapitału własnego w finansowaniu majątku trwałego, jak również wskaźnik sprawności gospodarowania mierzony średnią ilością dni pomiędzy sprzedażą produktów a otrzymaniem zapłaty od kontrahenta (tzw. rotacja należności), wskaźnik rentowności mierzony stopą zysku netto, czy różne wskaźniki płynności mierzonej np. stosunkiem wartości majątku obrotowego do wartości zobowiązań krótkoterminowych (tzw. płynność bieżąca). Wszystko zależy od charakteru zamówienia i innych okoliczności konkretnego przypadku. Jak łatwo zauważyć niektóre z tych wskaźników wymagają równoległej analizy rachunku wyników.
Po drugie, lektura bilansu pozwala zweryfikować wiele deklarowanych w ofercie, oświadczeniach, jak i w dołączonych dokumentach informacyjnych okoliczności, np. co do obciążeń finansowych, rodzaju i wartości nieruchomości, a nawet stanu tzw. umaszynowienia w ujęciu wartościowym. Często więc konfrontacja bilansu z innymi dokumentami przyczynia się do wykrycia poważnych uchybień i innych niezgodności oraz do ewentualnej dyskwalifikacji niesumiennego oferenta.

Doniosłym uzupełnieniem bilansu jest rachunek zysków i strat (wyników), informujący, jakie czynniki wpłynęły na łączny wynik finansowy wykazywany w bilansie, czyli jakie były zasadnicze rodzaje przychodów (z czego "żył" przed­siębiorca) i jakie występowały koszty uzyskania tych przychodów.[8] Szczegółowe zasady jego konstruowania określają przepisy art. 45 i n. ustawy o rachunkowości.
Bilans i rachunek wyników nazywają się łącznie sprawozdaniem finansowym. Wynikające z nich informacje zazębiają się wzajemnie tworząc czytelny obraz stanu majątkowo-finansowego przedsiębiorcy.
Układ rachunku zysków i strat jest jednostronny, tzn. dokument ten opiewa kolejno na poszczególne rodzaje przychodów i odpowiadające im koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego (np. podatkowo-celne).
Wskazując dokładnie na strukturę przychodów rachunek wyników ujawnia charakter obrotów, umożliwia określenie tendencji rozwojowych przedsiębiorcy, a zwłaszcza poprzednie i aktualne jego preferencje (specjalizację) na rynku, jak również umożliwia orientację co do skali jego transakcji gospodarczych. Poza tym pozwala poddać różnym analizom wynik finansowy przedsiębiorcy, np. pozwala wyliczyć tzw. zyskowność w prostej relacji zysku netto do przychodów.
Trzecim składnikiem rocznego sprawozdania finansowego jest tzw. informacja dodatkowa obejmująca tzw. wprowadzenie oraz uzupełniające informacje i objaśnienia , w szczególności w zakresie nie ujętych w bilansie i rachunku wyników danych oraz wyjaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe przedstawiało rzetelnie i jasno sytuację finansowo-majątkową i rentowność przedsiębiorcy (np. objaśnienia przyjętych metod wyceny wyjaśnienia trudniejszych pozycji bilansowych, proponowany podział zysku itd.).
Poza tym niektórzy przedsiębiorcy w ramach sprawozdania finansowego sporządzają jeszcze rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym, a mianowicie tacy przedsiębiorcy, których bilans podlega obowiązkowemu corocznemu badaniu.
Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, w tym organowi zatwierdzającemu (np. radzie nadzorczej i zgromadzeniu akcjonariuszy) według przepisów prawa, statutu lub umowy. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenia ksiąg rachunkowych i kierownik albo wszyscy członkowie wieloosobowego organu zarządzającego. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego bezpośrednio do sprawozdania.

Uproszczona informacja długoterminowa o obrotach, zysku, zobowiązaniach i należnościach

Zgodnie z dyspozycją art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości przepisów tej ustawy nie stosuje się do osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 800 tys. EURO. Oznacza to, że podmioty wolne od reżimu ustawy o rachunkowości nie mają również obowiązku sporządzania spra­wozdań finansowych. Natomiast z mocy przepisów art. 24a ustawy z dn. 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych[9] obowiązane są one w zakresie swojej działalności gospodarczej prowadzić podatkową księgą przychodów i roz­chodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty) i podstawy opo­datkowania. Poza tym znowelizowany przepis art. 10¹ kodeksu spółek handlowych stanowi, że jeżeli spółka osobowa nie jest obowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości przepisy kodeksu, które przewidują konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego, wykonuje się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez spółkę dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy jednak osób, które opłacają podatek w formach zryczałtowanych, wykonują wyłącznie przewozy konne, wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim, bądź dokonują wyprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.
Ubiegający się o zamówienie dostawcy (wykonawcy) nie zobowiązani do sporządzania bilansu, przedkładają zamawiającemu uproszczoną informację określającą obroty, zysk oraz zobowiązania i należności ogółem z ostatnich trzech lat.
Sporządzają ją w oparciu o dane wynikające z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji zakupów i sprzedaży i ewidencji środków trwałych, a zwłaszcza w oparciu o coroczną inwentaryzację majątku. Prowadzenie tych urządzeń ewidencyjnych jest obowiązkowe i wynika z przepisów podatkowych. Zawarcie w składanej zamawiającemu informacji danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym zagrożone jest odpowiedzialnością za podanie danych nieprawdzi­wych (wykluczenie z ubiegania się o zamówienie) oraz ewentualną odpowie­dzialnością karną co najmniej za usiłowanie wyłudzenia zamówienia publicznego.
Obroty netto liczy się przez zestawienie przychodów (kwot z tytułu sprzedaży) pomniejszonych o podatek obrotowy (VAT). Zysk jest wynikiem przychodów i kosztów (wydatków). Zobowiązania obejmują zarówno długo­terminowe kredyty i pożyczki, jak i krótkoterminowe obciążenia bankowe, handlowe (zwłaszcza z tytułu dostaw i usług), podatkowe, z tytułu wynagrodzeń itd. Należnościami zaś są wszelkie przysługujące przedsiębiorcy należności z tytułu dostaw i usług oraz inne roszczenia. Przegląd powyższych danych umożliwia przede wszystkim ocenę skali działalności przedsiębiorcy, jej rentowność, płynność, zdolność kredytową itd. 

Miesięczna informacja o przychodach, kosztach i wyniku finansowym

Bieżącą sytuację finansową przedsiębiorcy obrazuje przedkładana zgodnie z przepisem § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia RM "szczegółowa informacja o przy­chodach, kosztach i wyniku finansowym za ostatni miesiąc, oparta na zapisach prowadzonych ksiąg rachunkowych". Jest to dokument, którego zamawiający może żądać warunkowo, o tyle tylko, o ile jest on niezbędny do przeprowadzenia postępowania. Wchodzi w grę zwłaszcza wtedy, gdy realizacja przedmiotu zamówienia wymaga poniesienia od razu znacznych nakładów finansowych albo gdy in casu analiza bilansu i rachunku wyników będzie niewystarczająca.
Żądanie przedłożenia tego rodzaju dokumentu jest sensowne jednak tylko wtedy, gdy zamawiający zdołał sformułować pod kątem osiąganych przez dostawców (wykonawców) obrotów i zysków jakieś warunki. Szczegółowa informacja o przychodach i kosztach pozwala bowiem zweryfikować zyski oraz odpowiedzieć na pytanie jakie źródła w ramach działalności gospodarczej je generowały. Poznając strukturę ostatnich przychodów ustalić można też kierunki rozwoju przedsiębiorcy oraz rokowania na przyszłość.
Poziom szczegółowości tej informacji ma być zbieżny z "zapisami pro­wadzonych ksiąg rachunkowych", a więc z zapisami ewidencyjnymi urządzeń prowadzonych według ustawy o rachunkowości (tzw. ksiąg handlowych) albo z zapisami podatkowej księgi przychodów i rozchodów i tylko osoby rozliczające się z fiscusem ryczałtowo mają więcej swobody. Stąd przy konstruowaniu przedmiotowej informacji nie wystarcza - jak się zdaje - rodzajowe ujęcie przychodów, np. przez wskazanie ogólnych sum ze sprzedaży produktów, ze świadczenia usług czy z tytułu tzw. przychodów finansowych, lecz konieczne jest (tak jak w księgach) wskazywanie konkretnych przychodów. Takie zaś ujęcie szczegółowej informacji w przypadku większych przedsiębiorców może nastręczać pewnych trudności biurokratycznych, albo co najmniej nasuwać pytanie o celowość sporządzania przedmiotowej  informacji. Dlatego niezmiernie ważny jest tu charakter unormowania § 1 ust. 2 komentowanego rozporządzenia, zezwalającego na żądanie powyższej informacji w niezbędnych przypadkach. Skoro więc wolno zama­wiającemu żądać "szczegółowej" miesięcznej informacji finansowej, to tym bardziej wolno mu żądać informacji sporządzonej jedynie w rodzajowym ujęciu (argumentum a fortiori).

Informacja o stanie zatrudnienia (potencjale kadrowym)

Dysponowanie przez ubiegającego się o zamówienie dostawcy (wykonawcy) wystarczającymi do należytego wykonania zamówienia możliwościami kadrowymi stanowi obecnie jeden z ważniejszych warunków rzutujących bezpośrednio na jego wiarygodność. Z przepisu art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o z.p. wynika bowiem, że ubiegający się o zamówienie musi dysponować "pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia". Przepis ten nie może jednak wyznaczać żadnego poziomu wymagań w przedmiotowym zakresie, który stosownie do potrzeb i okoliczności ustala sam zamawiający, określając niezbędną liczbę oraz rodzaj pożądanych pracowników z ewentualnym wyodrębnieniem kadry kierowniczej oraz pracowników o samodzielnych funkcjach (co może mieć doniosłe znaczenie, np. przy dużych zamówieniach budowlanych). Zamawiającemu wolno wszakże całko­wicie zrezygnować z badania stanu zatrudnienia po stronie oferenta.
Wskazując wyraźnie na "pracowników" powołany przepis zawęża sprawdzanie stanu zatrudnienia tylko do osób zaangażowanych do pracy na podstawie przepisów prawa pracy, z wyłączeniem zleceniobiorców i innych osób do­puszczonych do świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych. Ewentualne więc "dysponowanie cudzymi pracownikami" przez dostawcę (wykonawcę) nie odbywa się już w istocie w ramach stosunku pracy, lecz właśnie na podstawie rozmaitych umów cywilnoprawnych, zawieranych zazwyczaj w systemie podwykonawstwa lub kooperacji, choć spotyka się też dość często tzw. najem środka transportowego (innego urządzenia) wraz z załogą lub inne doraźne umowy. Pracownikiem może być tylko osoba fizyczna świadcząca pracę osobiście.
W związku z powyższym przepis § 1 ust. 2 pkt 1 komentowanego roz­porządzenia RM upoważnia wyjątkowo zamawiającego do żądania "informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz personelu kierowniczego w zakresie trzech ostatnich lat, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi.
Informacja o stanie zatrudnienia nie wchodzi więc w grę w sytuacji, gdy przedmiotem zamówienia jest dostawa. Przy tego rodzaju przedmiocie zamówienia bowiem odpadają różne obawy dotyczące możliwości wytwórczych dostawcy, skoro dostawca nie musi być przecież producentem oferowanego przez siebie przedmiotu, choć zupełnie okoliczności tej wykluczyć nie można, np. przy zamówieniu specjalnej dachówki na remont zabytkowego obiektu (warunek sprawdza się wtedy w oparciu o oświadczenie samego dostawcy). Z drugiej strony też, jeżeli odpowiedni potencjał kadrowo-zawodowy wymagany jest tylko warunkowo (gdy to jest niezbędne), to żądanie od wykonawcy informacji na temat  stanu zatrudnienia nie zawsze musi obejmować okresu ostatnich trzech lat i dotyczyć może tylko niektórych pracowników wykonawcy, np. wyłącznie kadry kierowniczej (argumentum a fortiori).
W ujęciu formalnym przedmiotowa informacja występuje w postaci zestawienia charakteryzującego zatrudnienie poprzez określone dane liczbowe, z podziałem według rodzajów stanowisk pracy. Przedstawione dane liczbowe odpowiadać muszą rzeczywiście "przeciętnej liczbie zatrudnionych" w ramach poszczególnych stanowisk w ustalonym czasokresie. Nie wolno przy tym podawać - jak się zdaje - żadnych danych personalnych umożliwiających identyfikację indywidualnych osób fizycznych. 

Wykaz osób (podmiotów) uczestniczących w realizacji zamówienia

Pomimo, że warunki podmiotowe wymagane z przymusu ustawowego bądź z woli samego zamawiającego od dostawców (wykonawców) mają zasadniczo indywidualny charakter, nigdzie jednak z przepisów ustawy o z.p. nie wynika, aby ubiegający się o zamówienie publiczne dostawca (wykonawca) musiał wykonywać to zamówienie osobiście. W praktyce bardzo często wykonawcy (rzadziej dostawcy) posługują się różnego rodzaju pomocnikami i wyręczycielami, nawet całkowicie zastępującymi ich przy realizacji zamówień publicznych. Odnosząca się bowiem do obrotu gospodarczego generalna zasada, że dłużnik-wykonawca nie musi spełniać obciążającego go świadczenia osobiście nie została całkowicie wyłączona w obszarze zamówień publicznych (art. 356 k.c. w związku z art. 6a ustawy o z.p.). Powinność osobistego spełnienia świadczenia przez samego dłużnika w obrocie jest wyjątkiem. Wchodzi w grę tylko w trzech sytuacjach, a mianowicie, gdy wynika to z uprzedniego zastrzeżenia (umowy), z ustawy (np. w ramach zlecenia z mocy art. 738 § 1 k.c. bądź przechowania z mocy art. 840 § 1 k.c.) albo z właściwości świadczenia.
Przy zamówieniach publicznych liczą się przede wszystkim ograniczenia wynikające z właściwości świadczenia (np. wystąpić na koncercie musi osobiście zamówiony artysta, projekt budowlany powinien opracować osobiście zawierający umowę architekt, podobnie jak zamówiony ekspert wystawia opinię, a najęty wykładowca wygłasza wykład), a także ograniczenia wynikające z uprzedniego zastrzeżenia zamawiającego. Ogólnie zamawiający ma bowiem takie samo, jak inni uczestnicy obrotu prawo domagać się, aby uzyskujący zamówienie dłużnik-wykonawca zrealizował je w części lub w całości osobiście, z wyłączeniem innych osób. Powinien on jednak z góry uprzedzić o tym ubiegających się o zamówienie dostawców (wykonawców), a potem zastrzec stosowny warunek w umowie. W praktyce często niezajomość istoty problemu wywołuje rozczarowanie po stronie zamawiającego troszczącego się o właściwe ukształtowanie, a następnie sprawdze­nie drobiazgowych nieraz warunków osobistych wymaganych od dostawców (wykonawców), podczas gdy później, już po udzieleniu zamówienia zwycięski kontrahent może w majestacie prawa, bez jakichkolwiek ograniczeń normatywnych posługiwać się swobodnie podwykonawcami lub całkowitymi nawet wyręczy­cielami, wchodząc niekiedy w rolę zwykłego figuranta, zainteresowanego wyłącznie inkasem wynagrodzenia.
Poważnego niebezpieczeństwa związanego z brakiem weryfikacji zdolności podwykonawców (wyręczycieli) do należytego zastępstwa faktycznego dłużnika-wykonawcy w zakresie: wiedzy, doświadczenia, uprawnień zawodowych, potencjału technicznego itd. nie usuwa bynajmniej ogólna norma prawna, że dopuszczenie osób trzecich nie zmienia struktury zobowiązania, ani zasad odpowiedzialności. Dłużnik odpowiedzialny jest jak za własne zachowanie za działania i zaniechania osób, z których pomocą zobowiązanie wykonuje (pomocnik podlega kierownictwu dłużnika), jak również osób, którym wykonanie zobowiązania powierza (art. 474 k.c.)[10].
Przy zamówieniach publicznych bowiem zawsze dużą rolę odgrywała wiarygodność oraz rzeczywiste, a nie tylko prawne możliwości wykonawcy, głównie z uwagi na ciągły niedosyt kontroli prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia. Dlatego jednostkom zamawiającym wolno poszukiwać różnych rozwiązań ochrony interesów publicznych w zakresie dopuszczalności posługiwania się osobami trzecimi w procesie realizacji zamówienia publicznego.
Z drugiej jednak strony swoboda korzystania z pomocników i wyręczycieli wydatnie zwiększa możliwości zaciągania zobowiązań, co z kolei podnosi konku­rencyjność i atrakcyjność zwłaszcza trudniejszych zamówień publicznych. Stąd bardzo łatwo poprzez bezzasadne ograniczenie tej swobody może dojść do negatywnej stymulacji interesów publicznych, a nawet dyskryminacji niektórych dostawców (wykonawców) zmuszonych okolicznościami do skorzystania z pomocy lub zastępstwa "najętych" osób trzecich. Nie może być więc mowy o jakiejś jednej zdecydowanej koncepcji rozwiązania powyższego dylematu, ale można uzasadnić równolegle co najmniej dwa specyficzne rozwiązania.
Po pierwsze, wykluczenie dopuszczalności posługiwania się przez dostawców (wykonawców) pomocnikami nie ma większego sensu w obszarze zamówień publicznych, gdyż najczęstszym pomocnikiem dłużnika jest jego pra­cownik, zleceniobiorca lub inna osoba podległa jego kierownictwu. Natomiast brak przeszkód do ustanowienia wymogu, aby swobodnie dobierany przez dłużnika-wykonawcę personel i inne podległe mu osoby dysponowały "niezbędną wiedzą i doświadczeniem" oraz innymi możliwościami pozwalającymi uznać je za "pra­cowników zdolnych do wykonania danego zamówienia" bądź nawet "posiadały uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności", jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (art. 22 ust. 2 pkt 2-3 ustawy o z.p.).

Po drugie, sygnalizowane powyżej zagrożenia dla interesów publicznych sprzeciwiają się też możliwości całkowitego wykluczenia dopuszczalności posłu­giwania się przez dostawców (wykonawców) wyręczycielami, zarówno w wymiarze możliwości całkowitego, jak i częściowego powierzenia wykonania przedmiotu zamówienia osobom trzecim, działającym samodzielnie na podstawie umowy o dzieło, o roboty budowlane lub innej umowy cywilnoprawnej. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy obowiązek osobistego spełnienia świadczenia przez uzyskującego zamówienie dostawcę (wykonawcę) wynika bezpośrednio z przepisu prawa lub z właściwości świadczenia. Zamawiającemu wolno jednak - jak się zdaje - żądać, aby podwykonawcy i inni wyręczyciele spełniali takie same wymagania "wykonawcze" jakie spełniać muszą sami ubiegający się o zamówienie dostawcy (wykonawcy). W przeciwnym wypadku dochodziłoby do niezrozumiałych sytuacji, w ramach których ubiegający się o zamówienie dostawca (wykonawca), najpierw przyrzekałby "posiadanie niezbędnych uprawnień" oraz "dysponowanie niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia", a potem czułby się zwolniony od tych wymogów, gdyby tylko zaszła potrzeba dopuszczenia do realizacji zamówienia jakichś osób trzecich. Zastrzeganie i sprawdzanie wymagań stawianych podwykonawcom odbywać się wszakże musi w ramach oceny możliwości zainteresowanego dostawcy (wykonawcy). Wszelkie zaś plusy i minusy po stronie tych podwykonawców lub innych wyręczycieli zaliczać trzeba bezpośrednio na rachunek desygnującego ich dostawcy (wykonawcy). Przy takim spojrzeniu na rolę osób trzecich dopuszczonych do realizacji zamówienia, brak jakichkolwiek podstaw do konstruowania wobec nich dalszych "poza­wykonawczych" wymagań, zwłaszcza w zakresie obowiązków podatkowych, niekaralności, czy braku przesłanek do ogłoszenia upadłości (art. 19 ustawy o z.p.).
Na tym tle łatwiej też zrozumieć nowe unormowanie art. 35 ust. 1a ustawy o z.p., zgodnie z którym zamawiający może żądać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazania przez dostawcę lub wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, której wykonanie zamierza on powierzyć osobie trzeciej.
Nie chodzi tu bynajmniej o zwykłą informację, lecz o stworzenie podstaw do rzetelnej oceny "możliwości wykonawczych" ubiegającego się o dane zamówienie dostawcy (wykonawcy) w połączeniu z planowanym zaangażowaniem osoby trzeciej do realizacji tego zamówienia. Poza tym wskazanie podwykonawcy w ofercie objęte zostaje wiążącym przyrzeczeniem oferenta. To samo dotyczy roli jaką osoba trzecia ma odegrać przy realizacji zamówienia. Po przyjęciu oferty oba te elementy wchodzą do umowy. Skoro zaś zamawiający zaliczył je do "istotnych warunków" uchybienie im w przyszłości (np. dopuszczenie innej osoby trzeciej) oznaczać będzie niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia publicznego. Może być zabezpieczone lub opatrzone sankcją, np. w postaci możliwości wypowiedzenia umowy przez zamawiającego. Natomiast jeśli mimo powinności wskazania podwykonawców, oferent w ofercie w ogóle nie deklaruje uczestnictwa osób trzecich przy realizacji zamówienia, oznacza to, że nie przewiduje takiego sposobu wywiązania się ze zobowiązania. Jego ocena odbywać się więc będzie z uwzględnieniem wyłącznie potencjału własnego. Nie wyklucza to bynajmniej zupełnie możliwości późniejszego dopuszczenia osób trzecich do realizacji zamówienia przez takiego dostawcę (wykonawcę). Przywróceniu ulega tu bowiem ogólna kodeksowa zasada, że wierzyciel może żądać od dłużnika osobistego świadczenia tylko wtedy, gdy wynika to z przepisu, właściwości świadczenia lub z uprzedniego zastrzeżenia umownego. Gdyby więc do umowy wprowadzono stosowne zastrzeżenie, np. że doraźne dopuszczenie podwykonawcy zależeć będzie od zgody zamawiającego, uchybienie temu przyrzeczeniu skutkować powinno uruchomieniem odpowiedzialności.
Podkreślić jeszcze trzeba, że nowa dyspozycja art. 35 ust. 1a ustawy o z.p. odnosi się wyłącznie do przypadków, w których dostawca (wykonawca) zamierza "powierzyć" osobie trzeciej część zamówienia, a więc zamierza skorzystać z wyręczycieli, a nie pomocników (co wolno mu zawsze) oraz tylko w części, a nie w całości przedmiotu zamówienia.
W oparciu o przepis § 1 ust. 2 pkt 4 komentowanego rozporządzenia RM, zamawiający w celu weryfikacji objaśnionego powyżej warunku może żądać "wykazu osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienia lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z danymi na temat ich kwalifikacji, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności".
Wykaz taki stanowi informację specjalną, która w wymiarze ustalonym z góry przez zamawiającego (zawsze wymiar "niezbędny") obejmować może dwie grupy danych: o praco­wnikach i innych pomocnikach podległych kierownictwu dostawcy (wykonawcy) oraz o wyręczycielach, czyli podwykonawcach. Zestawienie musi być imienne, z przedstawieniem kwalifikacji poszczególnych osób (wiedza, doświadczenie, uprawnienia itd.) wraz z wyszczególnieniem ich roli w procesie realizacji zamówienia w postaci określenia "zakresu wykonywanych przez nie czynności". Z uwagi na to, że są one danymi osobistymi, przytaczający je dostawca (wykonawca) powinien dysponować uprzednią zgodą wszystkich tych, których one dotyczą. 

Certyfikaty uprawnień zawodowych

W bezpośrednim związku merytorycznym z wymaganiami podmiotowymi powyżej objaśnionymi pozostają tzw. uprawnienia zawodowe. Zgodnie z dyspo­zycją art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy o z.p. ubiegający się o zamówienia dostawca lub wykonawca powinien legitymować się "uprawnieniami niezbędnymi do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień". Oczywiście, jeżeli o zamówienie ubiega się jednostka organizacyjna, a nie osoba fizyczna, powinna ona dysponować personelem lub co najmniej podwykonawcą legitymującym się stosownymi uprawnieniami zawo­do­wymi. Pomimo, że w ujęciu ogólnym wymóg ten jest warunkowy (gdy odrębna ustawa wymaga określonych uprawnień), in casu zawsze ubiegający się o za­mówienie dostawca (wykonawca) z własnej inicjatywy na podstawie przepisu art. 22 ust. 2 ustawy o z.p. oświadcza się na ten temat, gdy tylko okaże się, że z zamówieniem wiążą się czynności objęte uprawnieniami zawodowymi, nawet przy ubieganiu się o zamówienie nie przekraczające równowartości 30 tys. EURO.
Dodatkowego dokumentu w postaci specjalnego urzędowego zaświadczenia (certyfikatu) potwierdzającego określone uprawnienia zawodowe, zamawiający może żądać (fakultatywnie), zarówno gdy udziela zamówienia o równowartości do 30 tys. EURO, jak i powyżej tej granicy, jeżeli jest to "niezbędne do przeprowadzenia postępowania". Ale zawsze pod warunkiem, że "odrębne przepisy wymagają do wykonania danej dostawy, usługi lub roboty budowlanej posiadania odpowiednich uprawnień" (§ 1 ust. 3 rozporządzenia RM).
Czynności ustawowo zastrzeżone tylko dla osób legitymujących się urzędowo stwierdzonymi uprawnieniami zawodowymi są rozległe. W grę wchodzą rozmaite czynności wymagające profesjonalizmu osoby je wykonującej, z uwagi na zagrożenia dla bezpieczeństwa powszechnego, bezpieczeństwa użytkowania sprzętu, urządzeń lub obiektów, porządku publicznego lub nawet dla godnego publiczno-prawnej ochrony bezpieczeństwa kontraktowego. Urzędowe nadanie uprawnień poprzedzone jest na ogół odpowiednią weryfikacją wiedzy i umiejętności zainteresowanej osoby (w formie egzaminu zwanego "państwowym" lub innego sprawdzianu). Dotyczy to przede wszystkim czynności zastrzeżonych dla osób wykonujących wolne zawody (19), z których każdy objęty jest odrębnymi przepisami: adwokat, aptekarz, architekt, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy, inżynier bud., księgowy, lekarz, lekarz stomatolog, lekarz weterynarii, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik patentowy, rzeczoznawca majątkowy i tłumacz przysięgły. Funkcje ustawowo zlecone z zakresu administracji publicznej co do ograniczonego nadzoru nad osobami wykonującymi wolne zawody realizują właściwe samorządy zawodowe. Poza tym kręgiem podmiotowym występuje jeszcze wiele profesji, które z różnych względów publicznych nie zasługują na status wolnego zawodu, gównie z uwagi na potrzebę szczególnego nadzoru urzędowego, np. z zakresu czynności geodezyjnych, elektrycznych, gazowniczych, dozoru technicznego, dozoru górniczego itd. Formalny kształt certyfikatów oraz ewentualne okresy aktualności poświadczanych nimi uprawnień zawodowych określają każdorazowo właściwe dla nich przepisy. Większość objętych uprawnieniami zawodowymi czynności świadczyć można zarówno w zatrudnieniu, jak i we własnym imieniu oraz na własny rachunek.

Informacje wskazywane w przedmiotowych certyfikatach w znacznej części zawierają podlegające ochronie dane osobowe. Dla ich przetwarzania i udostępnia­nia osobom trzecim konieczna jest zatem zgoda każdego, kogo dotyczą. 

Wykaz niezbędnych narzędzi i urządzeń

Z przepisu art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o z.p. wynika również, że ubiegający się o zamówienie dostawca (wykonawca) powinien dysponować niezbędnym do należytego wykonania zamówienia potencjałem ekonomicznym i technicznym. W wielu wypadkach sprzęt i inne środki techniczne są konieczną przesłanką rzetelnego wykonania kontraktu publicznego. Nie może być zaś tak, że dopiero po uzyskaniu zamówienia oferent troszczy się gwałtownie o pozyskanie koniecznych środków technicznych. Będąc często pod presją sytuacji dopuszczałby rozwiązania nie gwarantujące bezpiecznej realizacji zamówienia, zwłaszcza, że często skazany zostaje na przypadkowych podwykonawców bądź osoby wydzierżawiające sprzęt.
Stąd w korelacji do tego warunku pozostaje przepis § 1 ust. 2 pkt 3 analizowanego rozporządzenia RM upoważniający zamawiającego do żądania od ubiegających się o zamówienie dostawców (wykonawców) przedłożenia "wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje dostawca lub wykonawca". Zamawiający powinien przy tym wyraźnie z góry wskazać o jakie dokładnie narzędzia i urządzenia mu chodzi, lecz nie mogą to być inne, aniżeli "niezbędne" do wykonania udzielonego zamówienia.
Konstruując warunek musi też z góry podać minimalną ilość każdego z wymaganych narzędzi i urządzeń, przy której warunek uważany będzie za spełniony. Często jednak w praktyce zarówno analizowany warunek, jak i wymóg jego udokumentowania ujmowane są dyskryminacyjnie.
Użyte w ustawie oraz w rozporządzeniu RM określenie narzędzia i urzą­dzenia "jakimi dysponuje" dostawca lub wykonawca wskazuje co najmniej na trzy praktycznie doniosłe okoliczności. Po pierwsze, wykaz narzędzi i urządzeń musi być aktualny według stanu na dzień jego sporządzenia, bliski dacie złożenia oferty, ponieważ chodzi o potencjał techniczny gwarantujący bezpośrednią realizację kontraktu w przyszłości, a nie o żadne osiągnięcia z przeszłości. Po drugie, wykazem objąć można także narzędzia i urządzenia nie stanowiące własności dostawcy (wykonawcy), lecz najęte lub dzierżawione, ponieważ można "dysponować" również cudzym sprzętem. Po trzecie, liczą się tylko prawnie skuteczne możliwości "dysponowania", oparte na z góry określonym tytule prawnym (umowie), bezterminowym lub terminowym, zapewniającym korzystanie z objętych wykazem narzędzi i urządzeń przez cały zakładany okres realizacji zamówienia publicznego. W konsekwencji dostawca (wykonawca) może ująć w przedmiotowym wykazie cudzy sprzęt, tylko wtedy gdy pozostaje już stroną odpowiedniej umowy cywilnoprawnej, choćby warunkowej, zależnej w swej skuteczności od uzyskania przez niego zamówienia publicznego.
Niekiedy zdarza się, że zamawiający wymaga od ubiegających się dostawców (wykonawców) dysponowania nie tyle określonym sprzętem, ile odpowiednio zorganizowaną placówką, specjalnie ukształtowaną pod kątem obsługi długoterminowego zamówienia publicznego, np. bazą transportową, komórką serwisową, czy ekspozyturą bankową, zlokalizowaną w pobliżu siedziby zamawiającego. Jeśli uwzględniając różne ograniczenia antykonkurencyjne wymóg ten będzie usprawiedliwiony, to jego udokumentowanie nie może nastąpić w drodze kolejnego - nieznanego przepisom analizowanego rozporządzenia - dokumentu, lecz w drodze oświadczenia samego ubiegającego się o zamówienie dostawcy (wykonawcy). 

[1] Dz.U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.
[2] Dz.U. Nr 60, poz. 704 z późn. zm.
[3] Dz.U. Nr 40, poz. 463.
[4] Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn, zm.
[5] Dz. U. Nr 28, poz. 153 z późn. zm.
[6] Dz.U. Nr 121, poz. 591, z późn. wielokrotnymi zmianami, ostatnie obszerne: Dz.U. z 2001 r. Nr 111, poz. 1195 oraz Nr 113, poz. 1186.
[7] Tak właśnie W. Bień, Czytanie bilansu przedsiębiorstwa, Warszawa 2000, s. 15.
[8] Tamże, s. 17.
[9] Dz.U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.
[10] Zob. szerzej na ten temat: T. Pajor, Odpowiedzialność dłużnika za niewykonanie zobowiązania, Warszawa 1982 oraz Cz. Żuławska (w:) Komentarz do kodeksu cywilnego, Księga trzecia - zobowiązania, T. 1, Warszawa 1999, s. 477 i n.

Artykuł opublikowany w "Zamówienia publiczne - doradca"

R. Szostak